哈尔滨工业大学教职工因公临时出国（境）手续办理说明

1. 此说明根据上级部门及学校文件整理，仅供我校教职工办理因公临时出国（境）手续参阅，我们将按照上级最新相关文件及时更新，如有变动以学校通知为准

2. 因公临时出国（境）是指因工作或学习需要，以哈工大教职工身份使用国家、单位、个人或邀请方经费赴国（境）外参加会议、讲学、访问、合作研究、学习等相关公务活动；因公出国（境）管理包括出国任务、人员，因公护照申办及港澳台地区通过因公途径申办签证及签注等

3. 因私出国（境）仅限于以个人身份旅游、探亲、访友、求医以及处理其他私人事务等，并需遵守学校人事部门有关考勤、考核的规定

4. 国际合作部出入境事务办公室主要负责管理学校师生因公派出政策、任务审批等因公出国（境）相关事务，并向教职工提供办理因公证照、签证、签注等手续的服务

第一步：准备出访材料

因公临时出国（境）人员须凭有效邀请材料申请出访，有效的邀请材料有：

1. 邀请函

邀请函应发自前往国家（地区），有明确出访目的、出访日期、停留期限及费用负担方式，有邀请人签名，并打印在公函纸上，邀请人身份应基本对等，邀请函若非中文需提供翻译件

2. 有关部门的正式公函

外单位征求我校意见邀请派员随团出访的，国际合作部出入境事务办公室回复组团方“征求意见函”确认随团人员后，随团人员提供外单位出具的“任务批件”复印件及“任务通知书”原件

3. 其它材料

如有学校临时决定的重大活动等因公临时出国（境）任务，可在启动申报流程的同时办理邀请材料

重要提示：

1. 为保证申请人顺利办理手续，请至少提前 1个半月提出申请（赴俄罗斯、美国请至少提前 3个月申请）       

2. 出国(境)90天上者，请到人事处办理相关手续

3. 涉密人员需办理保密手续,网址：http://bmc.hit.edu.cn/2017/0830/c8393a183641/page.psp

4. 副处级及以上领导还需登录校园门户，线上提交哈尔滨工业大学正副处级因公出国（境）申请并审批，登录地址：

http://i.hit.edu.cn/index#/app/service/detail?id=bddf3e37a1184ad8af9c447162559bbb

第二步：线上提交申报材料

点击网址登陆因公出国（境）管理系统 iaa.hit.edu.cn/Userlogin，建立出访团组，团组成员确认信息填报完毕在线提交相关出访材料进行网上审批，建议使用“360安全浏览器（极速）”，系统不兼容Chrome及火狐浏览器

其他辅助材料，一般包括：

（1）《教职工出国(境)人员管理申请表》

（2）涉密人员需提交《保密义务承诺书》

（3）60周岁（含）以上出访人员需提交体检证明复印件，单位承诺函及家属承诺函。离退休人员原则上不允许执行因公出访任务

（上述材料可能因出访人情况不同略有差异。）

注：严禁不履行因公出国（境）任务报批手续，擅自出国执行公务活动。

第三步：校内审批及政审

1. 审批通过后国际合作部出入境事务办公室出具《哈尔滨工业大学因公出国、赴港澳任务批件》（以下简称：批件）或《哈尔滨工业大学因公出国、赴港澳任务确认件》（以下简称：确认件），副校长级以上领导由工信部出具。并完成因公出访事前公示

2. 国际合作部出入境事务办公室出具《哈尔滨工业大学因公出国及赴港澳人员审查批件》、《因公出国 (境) 人员备案表》（以下简称：政审）

其他辅助材料，一般包括：

（1）《教职工出国(境)人员管理申请表》打印并填写《教职工出国(境)人员管理申请表》（在国际合作部主页---出国（境）申请--资料下载），经院（系）/部门审批后，递交至所在院（系）/部门外事负责人

（2）涉密人员需提交《保密义务承诺书》

（3）60周岁（含）以上出访人员需提交体检证明复印件，单位承诺函及家属承诺函。离退休人员原则上不允许执行因公出访任务

第四步：办理因公证照（约10个工作日）

1.《哈尔滨工业大学因公出国及赴港澳人员审查批件》或《因公出国 (境) 人员备案表》（国际合作部出具）

2.《哈尔滨工业大学因公出国、赴港澳任务批件》（国际合作部出具）

3. 申请人提交以下材料：

a. 居民身份证头像页扫描件（JPEG格式1:1扫描）户口本本人页扫描件（“民族”、“出生地”信息清晰，JPEG格式1:1扫描）

b. 检测合格的数字照片编码回执（照相时要提醒照相馆是因公护照的照片）

照相地点：

①：香坊区规划街与绝缘街交叉口华侨名苑，电话同步微信：13069862738（请提前打电话咨询）

②：纸张记忆复印,地址：哈工大（校本部）天猫超市内

4. 办理因公护照的教职工，本人带身份证原件到师生服务中心国际合作部3号、4号窗口录取指纹信息并签名

5. 因公护照办理完成后，国际合作部出入境事务办公室工作人员以邮件形式将护照首页扫描件发送给申请人，申请人核对因公护照上的姓名、性别、出生地、出生年月日等信息，如发现有误，请及时联系国际合作部出入境事务办公室

第五步：签证申请（约20个工作日，美国需3个月以上，具体所需时间视国别而定）

1. 提交材料

(1)半年以上有效期的公务普通护照，（注意：护照有效期按照任务执行完成，回国入境之日算起。）

(2)批件复印件2份（国际合作部出入境事务办公室提供）

(3)目的国签证所需材料

注：根据需要填写各国签证申请表“入境天数”与批件批准天数保持一致

2. 签证申请

签证材料报送工业和信息化部，经外交部转送目的国驻华大使馆申请签证。

3. 出国（境）前应购买紧急救援险等境外保险（由国际合作部出入境办公室统一购买）

注：持因公护照预约面谈、办理签证等手续均须通过我校国际合作部出入境事务办公室办理，严禁私自持用因公护照预约面谈、前往使领馆或通过其它渠道办理签证

第六步：签证领取

1. 签证完成后，国际合作部出入境事务办公室工作人员将通知申请人或代办人领取签证领取单（师生服务中心国际合作部3号、4号窗口）

2. 申请人或代取人需携带身份证（如张三代李四领取签证，张三需携带张三自己的身份证前往领取即可）、签证费用（现金）及校方开具的填写完整的签证领取单到工信部国际司外事服务中心领取

地址：工业和信息化部 综合办公楼C125室（西长安街13号，西单图书大厦、民航大厦东边工业和信息化部大院内），到部传达室打电话

联系人：胡老师

电话： 010-68206098

注：领取人核姓名、性别、出生地、出生年月日、护照有效期、停留期、出入境次数、签证页上的护照号等，如发现有误，请及时联系工信部工作人员

第七步：出国（境）执行任务

出境前请仔细阅读：出国（境）特别提醒

第八步：出国（境）总结

任务完成后，在国际合作部出国（境）管理系统中提交出国（境）总结，完成因公出访事后公示

第九步：归还证照及财务报销

1. 留存护照首页复印件及中国海关出入境盖章页复印件

2. 自入境之日起七天内将因公证照交还国际合作部（师生服务中心国际合作部3号、4号窗口）

3. 校领导的因公证照经国际合作部出入境事务办公室（师生服务中心国际合作部3号、4号窗口）交还工信部保管

4. 涉密人员需登录保密处网站：http://bmc.hit.edu.cn/2017/0830/c8393a183641/page.psp，下载并填写回访表，完成签字盖章交至国际合作部（师生服务中心国际合作部3号、4号窗口）

5. 登录因公出国境管理系统（iaa.hit.edu.cn/Userlogin）提交总结；再到师生服务中心国际合作部窗口，领取“哈尔滨工业大学办理出国（境）手续证明”，计财处报销用

注：请务必自行留存护照（通行证）照片页、签证（签注）页和出入境记录页复印件或扫描件，便于日后办理出访使用