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哈尔滨工业大学教职工因公出国手续办理流程
  1. 为保证申请人顺利办理手续,请至少提前 1个半月提出申请(赴俄罗斯、美国请至少提前 3个月申请)。
  2. 出国(出境)三个月(含)以上者,请到人事处办理相关手续。
第一步:提交申请材料 (点击展开)

1、详细填写《 哈尔滨工业大学教师(研究生/本科生)公派出国(境)申请表 》 (此表仅适用于因公出国(出境)时间不超过90天的教职工,完成各部门审批意见并加盖公章后交国际处);
   (1) 国际合作处网站“出国(境)申报”进入因公出国(境)管理系统(默认密码:123456),在线填写《 哈尔滨工业大学教师(研究生/本科生)公派出国(境)申请表 》;

  注:如多人组团出国,则每人都需要在系统中注册并填写完整个人信息。请严肃按照系统提示完善出国信息,如因信息严重不全被系统自动清除用户造成不能出国者,后果自负!

  • 出生地:与户口信息保持一致。一经报送,不得更改;
  • 出访路线:填写从北京起至、转机、途经和访问的全部城市(例:北京—法兰克福转机—罗马—法兰克福—北京)。申请时需落实好出访路线,申报出访路线须与实际出发路线完全一致,不得更改

   (2)在线提交后打印申请表。本人签字后,由所在单位领导签署意见、签字、并加盖单位公章,保密处、财务处审核(全部费用为对方支付可免去财务审核)。

  • 教工因公出访,由所在单位领导审核
  • 学校机关、直属单位及企业处级正职干部因公出国(境),由本部门主管副校长或副书记签署意见,并报组织部及相关职能部门会签,经由国际合作处报送外事副校长审批。
  • 院(系)处级正职干部因公出国(境)分别由校长或书记签署意见,并报组织部及相关职能部门会签,经由国际合作处报送外事副校长审批。
  • 副处级干部因公出国(境),由本部门正职干部签署意见,并报组织部及相关职能部门会签,经由国际合作处报送外事副校长审批。
  • 副校长出访由校长审批;党委副书记、纪委书记、工会主席出访由党委书记审批;校长出访由党委书记审批;党委书记出访由校长审批;
  • 填写出生地时请核查户口,并与户口信息保持一致;
  • 申报前请计划好行程,并做好材料准备和填写工作;材料一经校领导签批,不得做任何更改。

2、邀请信复印件一式两份
   (1) 邀请信及中文翻译复印件各 2 份;
   (2) 每个境外拟访问单位均须提供邀请信;
   (3) 邀请信需明确:

  • 出访人姓名、出访时间、出访地点、出访事由、工作内容和目的;费用来源。由邀请方资助的,需明确资助范围及具体内容;外方全额资助境外费用的,须落实邀请方是否承担境外意外、医疗保险费用;
  • 邀请信需打印在邀请单位信函纸上,并由邀请人亲笔签名;
  • 邀请信必须从访问目的国本土发出,驻华办事处或驻华分支机构发出的无效。
  • 可先用邮件发来的邀请信扫描件办理审批手续。原件随后邮寄,用于申请签证。

3、出访日程表一式二份
   (1) 用A4纸单独打印。要求详细到每一天的安排,包括抵离北京的日期;出访日程撰写请参考下列模板文件:
          《教工出国合作研究日程模板》
         《教工出国日程模板(其他类型)》
   (2) 日程表开头与结尾务必分别写清楚抵离日期和地点。写明全部经停城市(包括航班与陆地交通);
   (3) 日程中的工作内容要具体,着重体现学术内容;
   (4) 交流考察团组出访时限要求(含抵离北京日期):出访一个国家不超过6天,出访两个国家不超过10天,出访三个国家不超过12天;一次出访不得多于3个国家;
   (5) 出访欧洲与北美路线:通常抵达时间一天,返回时间两天。若因航班原因抵达路程需两天者,则要求在日程表中写明航班信息(包括航班号和抵离时间)。
4、参加其他单位组团还须提交:
   (1) 组团单位所属部委出具的《关于双跨团组征求意见函》原件复印件各一份;
   (2)《任务通知书》原件复印件各一份;
   (3)《任务批件》(复印件二份);
   (4) 在外日程及费用情况说明(一式两份);
   注:以上材料由组团单位提供。
5、60 周岁以上申请者,需出具市级以上医院的健康证明、学院《健康证明》及家属同意函。

第二步:校内审批 (点击展开)
国际合作处出具《哈尔滨工业大学因公出国、赴港澳任务批件》或《哈尔滨工业大学因公出国、赴港澳任务确认件》。
第三步:政审 (点击展开)

国际合作处出具政审批件

注:三年内未办理过政审的教工需填写《因公出国政审表

第四步:办理护照、港澳通行证 (点击展开)

A、办理因公护照(约需10个工作日)
   (1) 政审批件或政审备案表
   (2)《哈尔滨工业大学因公出国、赴港澳任务批件》原件及复印件
   (3) 申请人将提交后的检测号及与电子照片一致的纸质照片一张交予国际合作处办件老师;
     提交方法:

  (4) 申请人提交身份证(照片页)复印件1份
  (5) 国际合作处出具的《因公团组信息表》和《因公护照申请表》
注:护照申请表个人签名需申请人本人亲笔签名,应签在虚线框内,不得接触或超出虚线框。尽量居中用小字签名。
B、港澳通行证办理(约需10个工作日)
1、提交材料:
   (1)《申请因公往来港澳特别行政区通行证及签注事项表》一份(国际合作处领取);

  • 表内的“单位全称”、“内地工作单位”、“通行证保管单位”栏填写:工信部哈尔滨工业大学;
  • “联系人姓名及电话”: 张鹏,66038851;
  • “赴港澳团组名单”:按批件中的名单顺序填写;
  • “通行证持有情况及号码”:有通行证直接填写号码及有效期,无通行证填写“无”。

  (2)正面免冠露双耳、女士不能佩戴项链、小二寸白色背景彩色近照四张,不能使用快照和数码照片;
  (3)身份证(照片页)复印件一份(贴在《申请因公往来港澳特别行政区通行证及签注事项表》上);
  (4)政审批件或政审备案表;(国际合作处出具)
  (5)批件复印件; (国际合作处出具)
   注:上述材料由国际交流合作处报送工业和信息化部,并转报国务院港澳事务办公室办理。
2、领取港澳通行证(需提交机票行程单到工业信息化部国际合作司护签中心领取)。

第五步:签证申请(约20个工作日,美国需2个月以上,具体所需时间视国别而定) (点击展开)

1、提交材料
   (1)半年以上有效期的公务普通护照(注意护照上应有中文签名);
   (2)批件复印件2份(双面复印,国际合作处提供); ;
   (3)目的国签证所需材料(请参看《各国签证所需材料》);
   注:根据需要填写《出国签证事项表

  • 正反打印;注意政审号和批件号不要混淆;
  • “启程日期、抵离日期、访问城市”:分栏填写国际往返航线(包括转机和目的国境内航线),最后一行填写到达北京的日期;
  • “标准电码”:国际合作处网站查询。
  • “入境天数”与批件批准天数保持一致

  (4)派遣函(费用证明);(根据模版修改后发至:gxy@hit.edu.cn
     《1人费用证明派遣函模板
     《2人及以上组团费用证明派遣函模板
2、签证申请
材料报送工业和信息化部,经外交部转送目的国驻华大使馆申请签证。
注:美国签证申请根据使馆规定有预约面谈和背景调查程序,周期较长,应尽可能提早办理。美国签证面谈的预约周期二周到二个月不等;背景调查时间一个月左右,时间长短受美国驻华大使馆受理签证申请数量及申请人的专业背景影响。
3、 领取签证
携机票或电子客票行程单及身份证复印件到工信部护签中心交护照签证费用并领取护照。
注:如找人带领,需携带机票或电子客票行程单及代领人的身份证复印件

  • 地址:北京西城区西长安街13号联通大厦东沛楼201室  联系人:杨老师
  • 电话: 010-66038851; 68205838
第六步:出国执行任务 (点击展开)
第七步:归还护照、提交总结(回国7日内) (点击展开)

(一)  公务普通护照(或港澳台通行证)交还国际交流合作处保管;公务护照经国际交流合作处送工信部保管;
注:请务必自行留存护照(通行证)照片页、签证(签注)页和出入境记录页复印件或扫描件,以便以后办理出访使用,国际交流合作处不负责查询相关记录。
(二)国际合作处网站出国出境页面下载《哈工大出国(境)总结》,填写后将纸版交国际合作处,电子版发至gxy@hit.edu.cn
(三)到国际合作处领取哈尔滨工业大学办理出国(境手)续证明(财务处报销用)

第八步:报销 (点击展开)

按财务处和有关规定,去财务处报销。

注:没有“出国(赴港澳)任务批件”以及未持因公护照(通行证)出访的,一律不予报销。

 

 

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