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哈尔滨工业大学教职工因公赴港澳手续办理流程

重要提示:下载填写 《教职工出国(境)人员管理申请表》(在国际合作部主页---出国(境)手续办理),与下面<因公出国(境)管理系统>打印出的《教师公派出国(境)申请表》一并到院(系)级党委(党总支)签字盖章。涉密人员另需填表。
为保证申请人顺利办理手续,请至少提前 1个半月提出申请;

  • STEP1
    申请

    1、详细填写《 哈尔滨工业大学教师公派出国(境)申请表 》,完成各部门审批意见并加盖公章后交国际合作部);
    具体办法如下:


    a. 登陆国际合作处网站QQ图片20190515141438.jpg因公出国(境)管理系统
    b. 使用身份证号进行注册,如果您在系统中曾经注册过,请使用您的身份证号和密码(默认123456)进行登陆
    c. 完善个人信息,建立出访团组,打印生成的因公出国(境)申请表,并到相关部门签字盖章。
    d. 系统使用请参考:使用说明书

    2、提交以下材料

    (1)邀请信复印件一式两份

    a邀请信及中文翻译复印件各 2 份;  
    b每个境外拟访问单位均须提供邀请信;
    c 邀请信需明确:

    注:
    出访人姓名、出访时间、出访地点、出访事由、工作内容和目的;费用来源。由邀请方资助的,需明确资助范围及具体内容;外方全额资助境外费用的,须落实邀请方是否承担境外意外、医疗保险费用; 邀请信需打印在邀请单位信函纸上,并由邀请人亲笔签名;
    邀请信必须从访问目的地发出,驻华办事处或驻华分支机构发出的无效。
    可先用邀请信扫描件办理审批手续,原件随后邮寄。
    目前国港澳办要求香港地区停留不超过5天、澳门地区停留不超过4天(包括出入境时间)。

    (2)出访日程表一式二份

    a 用A4纸单独打印。要求详细到每一天的安排,包括抵离的日期;出访日程撰写请参考下列模板文件:
    《教工出国合作研究日程模板》
    《教工出国日程模板(其他类型)》
    b 日程表开头与结尾务必分别写清楚抵离日期和地点。写明全部经停城市(包括航班与陆地交通);
    c 日程中的工作内容要具体,着重体现学术内容;
    d 交流考察团组出访时限要求(含抵离日期)不超过5天;
    e 通常抵达时间一天,返回时间一天。

    (3)参加其他单位组团还须提交:

    (1) 组团单位所属部委出具的《关于双跨团组征求意见函》原件复印件各一份;
    (2)《任务通知书》原件复印件各一份;
    (3)《任务批件》(复印件二份);
    (4) 在外日程及费用情况说明(一式两份);

    注:
    以上材料由组团单位提供。

    (4)60 周岁以上申请者,需出具市级以上医院的健康证明、学院《健康证明》及家属同意函。

  • STEP2
    校内审批

    国际合作处出具《哈尔滨工业大学因公出国、赴港澳任务批件》或《哈尔滨工业大学因公出国、赴港澳任务确认件》。

  • STEP3
    政审

    国际合作处出具政审批件

    三年内未办理过政审的教工需填写因公出国政审表
  • STEP4
    办理护照、港澳通行证

    港澳通行证办理(约需15个工作日)

    1、提交材料:


    (1)《申请因公往来港澳特别行政区通行证及签注事项表》一份(国际合作部外事服务中心领取);
    表内的“单位全称”、“内地工作单位”、“通行证保管单位”栏填写:工信部哈尔滨工业大学;
    “联系人姓名及电话”: 张鹏,66038851;
    “赴港澳团组名单”:按批件中的名单顺序填写;
    “通行证持有情况及号码”:有通行证直接填写号码及有效期,无通行证填写“无”。
    (2)正面免冠露双耳、女士不能佩戴项链、小二寸白色背景彩色近照四张,不能使用快照和数码照片;
    (3)身份证(照片面)复印件一份;
    (4)政审批件或政审备案表;(国际合作部外事服务中心出具)
    (5)任务批件; (国际合作部外事服务中心出具)

    注:上述材料由国际交流合作部外事服务中心报送工业和信息化部,并转报国务院港澳事务办公室办理。

    2、领取港澳通行证(需提交机票行程单到工业信息化部国际合作司护签中心领取)。

  • STEP5
    出国执行任务

    出境前前请仔细阅读:

    《出国境特别提醒》

  • STEP7
    归还护照、提交总结(入境7日内)

    1. 因公港澳台通行证在入境之日起七天内交由国际合作部保管;
    注:请务必自行留存通行证照片页、签注页和出入境记录页复印件或扫描件,以便以后办理出访使用。
    2. 在国际合作部出入境管理系统提交出访总结并到新建化学楼一楼行政服务大厅3号或4号窗口“办理出国(境)手续证明”,财务处报销用。
    3. 注:出国(境)手续证明到外事服务中心打印并盖章务处报销用)

  • STEP8
    报销(完成)

    按财务处和有关规定,去财务处报销。

    注:没有“出国(赴港澳)任务批件”以及未持因公护照(通行证)出访的,一律不予报销。